Cechy i zastosowanie faktury proforma
Zastanawiasz się czy faktura proforma jest wiążąca? Kliknij tu.
Wszyscy, którzy prowadzą własną firmę, ale również i większość osób dokonujących zakupów online, spotkali się choć raz z fakturą proforma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym naprawdę jest ten dokument i czym różni się on od normalnej faktury.
Faktura proforma – czy to dokument księgowy?
Po łacinie pro forma znaczy „dla przyzwoitości”, zatem nieraz spotykamy się z określeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dowodem księgowym, w związku z tym nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej bądź w księdze przychodów i rozchodów. Powinno się natomiast zachować ją np.dla celów informacyjnych.
Faktura proforma winna być traktowana wobec tego jako dokument handlowy, który rodzajem przedłożenia danej oferty. Nie jest dowodem zrealizowania usługi czy nabycia artykułów, czyli zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług nie nie stanowi podstawy do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, dlatego że tyczy się usługi czy też sprzedaży, która jeszcze nie została wykonana, więc warunki transakcji w niej sformułowane mogą w każdej chwili podlegać negocjacjom.
O czym informuje faktura proforma?
Faktura proforma wygląda oraz zawiera te same elementy co faktura VAT, a więc:
- dane stron,
- miejsce i datę,
- nazwę towarów lub usług, będących przedmiotem transakcji (razem z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itd.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno poszczególnych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana również słownie,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- informacja o zakresie uwzględnionych rabatów,
- wskazanie daty doręczenia towaru bądź wykonania usługi,
- wskazanie terminu wniesienia opłaty.
By nie było żadnych problemów z rozróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, wywołującej następstwa podatkowe, taką fakturę trzeba oznaczyć wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Należy także pamiętać, że ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku dostarczenia klientowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie przygotowuje się w przypadku, kiedy odbiorca przeleje już przedpłatę lub wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji.